Отслеживание
Составление плана проекта заключается в том, чтобы ввести задачи и ресурсы и связать их между собой. После того как составлен план проекта, начинается выполнение запланированных действий.
Главной целью отслеживания проекта является своевременное обнаружение отклонения фактических работ от запланированных. Чтобы получить возможность сравнивать и обнаруживать такие отклонения, необходимо зафиксировать базовый план.
В Microsoft Project это возможно благодаря наличию команды сохранения базового плана. После сохранения базового плана его нельзя будет редактировать.
Все изменения, которые будут внесены в дальнейшем, повлияют лишь на текущий план, но не на базовый. Можно также сохранять несколько базовых планов (до 11). Первый базовый план называется Baseline (Базовый план), а последующие нумеруются от 1 до 10.
Помимо базового плана в Microsoft Project существует возможность сохранять промежуточные планы. Они не содержат информацию о задачах, ресурсах и назначениях, а только даты начала и окончания задач.
Сохранение планов
Сохранение базового плана выполняется в окне Save Baseline (Сохранение базового плана) (рис. 7.29), вызываемом командой Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).
Рис. 7.29. Окно Save Baseline (Сохранение базового плана)
В этом окне можно выбирать одно из двух действий: Save baseline (Сохранить базовый план) или Save interim plan (Сохранить промежуточный план). При сохранении базового плана в раскрывающемся списке нужно выбрать, какой именно базовый план сохранять.
Можно выбирать сохранение плана для всего проекта или только для выбранных задач. Для этого используются переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).
Удаление планов
Для удаления базового плана предназначена команда Tools > Tracking > Clear Baseline (Сервис > Отслеживание > Очистить базовый план). Выбор этой команды приведет к появлению на экране окна Clear Baseline (Очистка базового плана) (рис. 7.30).
Рис. 7.30. Окно Clear Baseline (Очистка базового плана)
В раскрывающемся списке Clear baseline plan (Очистить базовый план) или Clear interim plan (Очистить промежуточный план) следует выбрать, какой именно из базовых или промежуточных планов нужно очистить.
После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого служат переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).
После нажатия кнопки О К выбранный план будет очищен (удален).
Tracking Gantt (Диаграмма Ганга с отслеживанием)
Для отслеживания выполнения плана используется представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием), вызываемое на экран с помощью меню View (Вид).
Использование Tracking Gantt (Диаграммы Ганта с отслеживанием) имеет смысл только в случае, если предварительно был сохранен базовый план. Тогда на диаграмме для каждой задачи отображаются сразу два отрезка — то, что запланировано, и то, что действительно выполнено.
Так как отрезки размещены рядом, сразу становится заметно, когда выполнение задачи отстает от плана (рис. 7.31). Кроме того, если выполнение задачи отстает от запланированного, то отрезок отображается красным цветом, а если со сроками выполнения все в порядке, то синим. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не успевает уложиться в срок на примере проекта Журнал (рис. 7.32-7.34). В этом случае потребуется увеличить длительность задачи, что повлечет за собой увеличение стоимости ее выполнения.
Рис. 7.31. Задачи 1, 2, 3 и 5 завершены полностью, а задача 4 только частично
Рис. 7.32. Таблица в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рис. 7.33. Диаграмма в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга)
Рис. 7.34. Представление Resource Sheet (Лист ресурсов)
При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки. Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения.
После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).
Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне Task Informarion (Сведения о задаче) на вкладке General (Общие) требуется изменить параметр Duration (Длительность)). Для задачи Подготовка статьи 1 длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (рис. 7.35).
Рис. 7.35. Изменение длительности задачи
Теперь следует открыть представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт Insert Column (Вставить столбец).
В открывшемся окне Column Definition (Определение столбца) (рис. 7.36) в раскрывающемся списке Field name (Имя поля) сначала выбираем наименование Cost (Затраты), а затем, повторив операцию, — Baseline Cost (Базовые затраты). Теперь в таблице в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) появились данные о стоимости выполнения задач — базовые и фактические.
Рис. 7.36. Вставка столбца в таблицу
Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (рис. 7.37). Если бы длительность задачи не увеличилась на два дня, то стоимость выполнения задачи была бы на 800 руб. меньше. Но увеличения стоимости не произошло бы, если бы вместо использования почасовой оплаты сотрудников задавалась стоимость выполнения задачи.
Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием.
Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности — узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т. д.) и выбрать пункт Zoom (Масштаб) или выполнить команду View > Zoom (Вид > Масштаб).
Рис. 7.37. Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости
Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется.
